Zeitlicher Planungsablauf: Unterschied zwischen den Versionen

Version vom 30. Januar 2015, 20:53 Uhr

Es hat sich als sinnvoll herausgestellt, ungefähr dem folgenden zeitlichen Ablauf bei den Vorbereitungen einzuhalten. Natürlich kann diese Liste auch immer aktualiseiert und ergänzt werden.

Aufgaben im Jahr vor dem Zeltlager

Frühjahr des Vorjahres

    - Termin für das nächste Lager festlegen
    - Platz aussuchen und fest buchen (Vertrag über Pfarrbüro)                                  

Herbst des Vorjahres

    - Termin im Pfarrbrief, in der Zeitung, bei den Teilnehmern und im Team bekannt geben
    - Transporter (VW-Bus, Ford-Transit o.ä.) für Lagermaterial buchen              
    - Klären, wer die neue Lagerleitung übernimmt, 

Ende des Vorjahres

    - Die Lagerleitung legt den Termin für das erste Treffen im Januar fest
    - Einladung Treffen publizieren   
    - über das Pfarrbüro Raum im Bürgerhaus reservieren lassen

Aufgaben im Jahr des Zeltlagers

Januar

    - 1. Zeltlagervortreffen - Raumschlüssel im Pfarrbüro abholen - mit Klärung folgender Punkte:  
      * wer fährt wieder mit?
      * wer soll noch neu angesprochen werden - wer kümmert sich darum?
      * Lagerthema festlegen - dazu passende Vorleselektüre
      * Adressliste der Teamer erstellen
      * wer macht die Anmeldung? 
       (LaLei klärt im Vorfeld, ob der Teilnehmerbeitrag ggf. erhöht werden muss und überarbeitet den Teilnehmerbogen)
      * ggf. jemand für die Öffentlichkeitsarbeit finden (Presse, Pfarrbrief etc.)
      * Termine und Uhrzeiten für die weiteren Treffen festlegen (inkl. Vorzelten) 
      * Nachtreffen terminieren
        Terminliste inkl. Nachtreffen (Empore) an Pfarrbüro wegen Raumreservierung im Bürgerhaus

    - Planung Nachtreffen:
      * wer macht die Zeitung?
      * wer kümmert sich um die Bilder?
      * wer besorgt einen Beamer?
      * wer kümmert sich um den Schlüssel?
      * wer setzt den Termin in die Zeitung?
      * LaLei kümmert sich um Getränke und Süßes      
        Protokoll schreiben und verteilen!

Februar

    - das Pfarrbüro erinnern, bzw. darum bitten:
      jeweils um Kopie für die eigenen Unterlagen bitten)
      * Zuschüsse beantragen (Kreis, Stadt, Bistum, Familenministerium)
      * wenn größere Anschaffungen anstehen, ebenfalls Zuschüsse beantragen
      * Sonderurlaub beantragen für Teamer, die ihn benötigen
        (Adresse, Geburtsdatum, Name und Anschrift des Arbeitgebers, Berufsbezeichnung, ggf. Ansprechpartner)
      * Stadt-LKW buchen
      * Reisebus anfragen und buchen (Achtung, abgleichen: Richtiger Termin auf Bestätigung?)

Ende Februar

    - das Pfarrbüro erinnern, bzw. darum bitten:
      * Anmeldungen drucken
      * Einladung für das Nachtreffen verschicken (Zeltlageranmeldungen beilegen), bzw. Mailverteiler nutzen
      * auch an die Kommunionkinder mit entsprechendem Anschreiben
        etwas später, damit die Zeltlagerkinder zuerst die Möglichkeit haben, sich anzumelden
      
    - Termin publizieren (Presse, Pfarrbrief, Facebook)

    - die Lagerzeitung ist fertig und kann gedruckt werden - etwa 60 Exemplare (Pfarrbüro oder Internetdruckerei)

März

    - LaLei verschickt Erinnerung an das Nachtreffen und das anschließende Vorbereitungstreffen und hakt nach
      * ist die Zeitung gedruckt?
      * ist der Beamer da?
      * sind die Bilder ausgewählt?
      * hat sich jemand um den Schlüssel der Empore gekümmert? 
      * sind Getränke und Süßigkeiten eingekauft?
      * sind noch Anmeldungen möglich?
        Beim Pfarrbüro nachfragen und die schon eingegangenen Anmeldungen abholen.

    - Nachtreffen der Kids mit Vorstellen des neuen Teams - Dazu sollten alle anwesend sein!!!
      * Anmeldeformulare mitnehmen

    - anschl. 2. Vorbereitungstreffen (mit Pizza-Essen - beim Wirt bestellen)
      * Tagesplanung erarbeiten 
      * Kleingruppen festlegen - wer macht was?
        z.B Geländespiel, Lagergottesdienst (vor und im Lager), Geisternacht, Basteln und Bauen, Theaterstück, Lagerlied usw.
      * ggf. noch einmal auf Sonderurlaub hinweisen, Daten aufnehmen und ans Pfarrbüro weiterleiten
        Protokoll schreiben und verteilen!

April

    - Mailverteiler anlegen
    - Material prüfen
      * kaputte Zelte zur Reparatur bringen (METZ-Autoplanen, Rheinallee 83, 55118 Mainz, Tel: +49 6131 677048, Fax: +49 6131 673087, Mail: metz-mainz@gmx.net)
      * Nachkauf Verluste letztes Jahr, z.B. Holzheringe

Mai

    - 3. Zeltlagervortreffen
      * Stand der Vorbereitungen - ist noch Hilfe notwendig?
      * Material für Programm - fehlt noch etwas? (Immer erst Material der Bastelkisten vor Neubestellung überprüfen!!!)
      * gibt es ein Transportfahrzeug? - (evt. Autovermietung oder bei Gem.ref, Silvia Mertens nachfragen)
        Protokoll schreiben und verteilen!

     - mit Pfarrbüro klären, wer den Gottesdienst vor und im Lager hält

Anfang Juni

    - Vorfahrt der LaLei
      * Einkaufsmöglichkeiten erkunden 
      * Ankündigung bei Metzger, Bäcker - kann geliefert werden? (Rabatt erfragen)
      * Termin mit Förster und/oder Platzwart - Fragen nach:
        ° Lagerkreuz
        ° Feuerholz 
      * Sägewerk
      * Gaslieferant
      * Getränke und Bänke
      * Krankenhaus und Ärzte
        Liste bei der Stadt erfragen
      * Müllabholung - Mülltrennung
      * Postlieferadresse erfragen

    - Bilder für den Erkundungsgang machen

Drei bis vier Wochen vor Lagerbeginn

    - Vorzelten - Verbindlich für alle!!!
      * Teamfindung
      * Zeltverteilung
      * klären:
        ° wer kann mithelfen, den Laster zu laden?
        ° wer baut mit auf, bzw. ab?
        ° wer kommt mit eigenem Auto?
        ° wer fährt wo mit?
          Mindestens zwei Zeltleiter müssen mit dem Bus fahren!!!
      * Lagerregeln
      * Aufsichtspflicht
      * Erste Hilfe
      * Üben Theater
      * Üben aktueller Lagersong
      * Essensplanung Küche
   Protokoll schreiben und verteilen!

Vier Wochen vor Lagerbeginn

    - kontrollieren, wer noch nicht bezahlt hat, nachhaken

    - Elternbrief mit notwendigen Infos überarbeiten und per Mail, bzw. per Post an die Teilnehmer schicken
      * bei Mail mit Hinweis, dass der Empfang bestätigt werden soll
      * kommt keine Rückantwort, nachhaken, ob die Infos angekommen sind

    - Erste-Hilfe-Koffer überprüfen und auffüllen
      * Apotheke in  Lorch gibt Rabatt
      * Gemeinschaftspraxis unterstützt auch

    - mit Stadt abklären, wer den LKW fährt
      * mit dieser Person Termine und Uhrzeiten abstimmen

    - Liederbuch aktualisieren (Lagerlied ergänzen, aktueller Lagersong) 

Eine Woche vor Lagerbeginn

   - ans Lasterladen erinnern

   -  Versicherungen abschließen - z.Z. Ecclesia am günstigsten
      * Kombiversicherung für alle
      * Rechtschutz für Team
      * evtl. Kasko für Busschen

In der Woche vor Lagerbeginn

Donnerstag (v. Lb.)

    - Laster mit Material laden

    - Buschen holen

Freitag (v. Lb.)

    - Die Aufbauer machen sich auf den Weg

Sonntag - Das Lager beginnt

    - für die Busfahrt
      die Telefonnummer des Busunternehmens ins Handy einer Begleitperson speichern für evt. Rückfragen
      * Teilnehhmerliste zum Abhaken
      * Kotztüten
      * Kügelchen (Petroleum D12)gegen Reiseübelkeit

Im Lager

    - tägliche Leiterrunden - wechselnde Moderation
      * zeitnahe Programmabsprache - was wird noch benötigt? (Material, Personen)
      * wo gibt es welche Probleme?
      * schwierige Kinder, etc.
      Schwierigkeiten und/oder Differenzen im Team direkt (die Person/en) ansprechen/klären - nicht auf die lange Bank schieben
   
   - Rechnungen einkleben
   - Schuldenheft führen
   - Tagesablauf morgens schreiben und aushängen
   - alles sammeln, was für die Zeitung interessant sein könnte

Gegen Ende des Lagers

   - erste Vorklärung, wer auch im nächtsen Jahr wieder dabei sein möchte (in welcher Funktion?)
   - Schäden und Verluste dokumentieren
   - Materialkisten sichten und Inhalt dokumentieren
   - Termin und Ort für Nachtreffen zwecks Reflektion (dokumentieren) und Bilderguckens suchen

Direkt nach dem Lager

   - Buschen sauber zurückgeben 

   - noch offene Rechnungen bezahlen

Möglichst schnell nach Lagerende

   - Reflektion (dokumentieren) und Bilder ansehen

   - über das Pfarrbüro Zuschüsse beantragen

Aufgaben im gleichen Jahr nach Ende des Lagers

   - der zeitliche Ablauf beginnt wieder von vorn